Kurumsal içerik yönetim sistemleri (ECM sistemleri), herhangi bir kuruluştaki iş süreçlerinin yönetimi ile doğrudan ilgili olan yapılandırılmamış bilgilerin yönetimi, depolanması, geri alınması ve korunmasında yaygın olarak kullanılan yazılım teknolojisi türleridir.
Bazı insanlar ECM sistemlerini karıştırır ve elektronik belge yönetim sistemleri (SED). Bu tanımlar arasındaki karışıklık, kurumsal belge yönetimi modüllerine ek olarak EDMS'nin de bazı ECM yeteneklerini içermesi gerçeğinden kaynaklanmaktadır. Örneğin, personelin belgelerin hazırlanmasındaki etkileşimi gibi. Böyle bir durumda, işlevselliğin bir ECM sistemine genişlemesini tartışmak oldukça mümkündür.
Bir ECM sistemi ile bir EDMS arasındaki temel fark, bir işletmenin elektronik belge yönetimini sürdürmeye ek olarak, ECM sistemlerinin bir kuruluşun tüm kullanıcıları için tek bir bilgi alanı oluşturması ve ayrıca iş süreçlerinin otomasyonunu sağlamasıdır.
ECM sistemlerinin kullanımı sayesinde, iş gücü kaynakları optimize edilir ve işletmenin işletme maliyetleri önemli ölçüde azaltılır.
Tipik olarak, ECM sistemleri, her biri diğer alt bölümlerle entegre olan ve ayrıca ayrı ayrı var olabilen aşağıdaki alt bölümleri (modülleri) içerir.
Bazıları aşağıda sunulmuştur:
- Kurumsal elektronik belge yönetimi modülü;
- İş süreci destek modülü;
- Kurumsal bir web sitesi veya portal için web içerik yönetimi modülü,
- Medya içerik yönetimi modülü;
- Bilgi yönetimi modülü;
- Zaman ve mekandan bağımsız olarak gerekli bilgileri sağlayan içerik erişim kontrol modülü.
Alt bölümlerin her biri belirli beceri ve yetenekler gerektirir. Bu nedenle, örneğin, bir kurumsal sitenin veya portalın Web içeriğini yönetmek, İnternet kaynaklarını yönetmek için özel bilgi gerektirir ve kurumsal elektronik belge yönetimi modülü, belgelerin dahili hareketinin özelliklerini gerektirir.
ECM sistemleri, belgelerin içeriğini ve işletmenin yönetim yönlerini birleştirerek belge yönetimi için birleşik bir ortam oluşturur ve iş görevlerinin uygulanması için iş adımlarının sayısını azaltır. Bu, kurumsal içeriği işlerini hızlı ve verimli bir şekilde yapmak için ihtiyaç duyan kullanıcılar için kullanılabilir hale getirir.